Müvekkille yazışmayı WhatsApp'tan Lexedes'e taşımak: adım adım
Çoğu büroda müvekkil iletişimi bugün fiilen WhatsApp'ta yürüyor. Anlaşılır bir tercih: müvekkil zaten orada, mesaj anında ulaşıyor, fotoğraf göndermek kolay. Avukatların WhatsApp kullanımındaki asıl mesele uygulamanın kendisi değil, yazışmanın kime ait olduğu. Mesajlar avukatın kişisel hesabında durur; büronun bu yazışmalar üzerinde görünürlüğü yoktur, belge telefon galerisine karışır, çalışan ayrıldığında iletişim geçmişi onunla birlikte gider.
Bir de işin daha az konuşulan tarafı var: kişisel numarası müvekkile açılan avukat, fiilen her an ulaşılabilir hale gelir. Gece yarısı gelen mesaj, hafta sonu "acaba gördü mü" beklentisi, "görüldü" işaretinin yarattığı hemen cevap verme baskısı, profil fotoğrafının ve çevrimiçi durumunun her müvekkile açık olması. Bunların hiçbiri kötü niyetten çıkmaz; müvekkil sadece derdine çare arıyordur. Ama iş ile özel hayatın sınırını mesaj mesaj inceltir.
Lexedes'in müvekkil kanalı bu sahiplik sorununu çözer: her müvekkil için büroya ait, güvenli, tekil bir mesaj kanalı. Müvekkil hiçbir uygulama kurmadan, üyelik açmadan, kendisine özel bir linkle yazar. Bu rehberde kanalı sıfırdan açıp ilk belgeyi dosya arşivine kaydedene kadar tüm adımları yürüyoruz. Özelliğin tanıtımı için müvekkil portalı sayfasına bakabilirsiniz.
1. Müvekkil kanalını açın
Müvekkilinizin sayfasına gidin ve Mesaj kanalı sekmesini açın. Bu sekmeyi yalnız ekip yönetme yetkisi olan üyeler görür; kanal açma, yenileme ve iptal de aynı yetkiye bağlıdır.
Kanalı aç dediğinizde Lexedes müvekkile özel, uzun ve tahmin edilemez bir link üretir. Kanal müvekkil başına tektir: aynı müvekkil için ikinci bir kanal açılmaz, tüm yazışma tek geçmişte birikir.
2. Linki onaylı yoldan gönderin
Kanal sekmesi, müvekkilin kayıtlı e-postasını ve telefonunu bir hedef kartında gösterir. Buradan E-posta ile gönder ya da SMS ile gönder dediğinizde davet, sizin onayınızla ve kayıtlı adrese gider. Gönderim işlem geçmişine yazılır: linkin kime, ne zaman, hangi yoldan iletildiği her zaman bellidir.
Linki kopyalayıp elle paylaşmak da mümkündür. Geçiş döneminde pratik bir köprü: linki mevcut WhatsApp konuşmasına yapıştırıp "bundan sonra belgeleri buradan paylaşalım" diyebilirsiniz. Müvekkil alışkanlığını bir tıkla değiştirir.
3. Müvekkil girişsiz yazar
Müvekkil linke tıkladığında karşısına büronuzun adını taşıyan, sade ve mobil uyumlu bir sayfa çıkar. Uygulama indirme, üyelik, şifre yoktur. Mesajını yazar, gerekirse görsel ya da PDF ekler; siz cevap yazdığınızda "yeni mesajınız var" bildirimi e-postasına, e-postası yoksa SMS ile telefonuna gider. Bildirimde mesaj içeriği taşınmaz.
4. Kod doğrulama linki tek başına yeterli olmaktan çıkarır
Kanalı tanınmayan bir tarayıcı açtığında sayfa önce doğrulama ister: müvekkilin kayıtlı e-postasına, e-postası yoksa telefonuna 6 haneli tek kullanımlık kod gider. Kod doğrulanınca cihaz 60 gün boyunca hatırlanır; müvekkil her seferinde kod girmez.
Bu katman sayesinde link yanlış kişiye iletilse bile yazışma açılmaz. Yine de bir şüphe doğarsa kanal sekmesinden linki yenileyin: eski link ve tüm doğrulanmış cihazlar anında geçersiz olur, yazışma geçmişi büro tarafında aynen durur.
5. Gelen belgeyi arşive kaydedin
Müvekkilin gönderdiği her ekin altında Arşive kaydet düğmesi vardır. Tek tıkla belge, müvekkil belge arşivine kopyalanır; dosya kanalındaki ekler de aynı yoldan dosya belgelerine gider. Belge artık yazışmanın içinde kaybolmaz: vekâletname, rapor ve tebligat, müvekkil kaydının ve dosyanın olduğu yerdedir.
Aynı belge ikinci kez kaydedilmek istenirse Lexedes mükerrer kopyayı sessizce engeller.
Ekip tarafında ne değişir?
Kanal büroya ait olduğu için erişim de bürodan yönetilir. Konuşmayı, müvekkil üzerinde mesaj yetkisi olan üyeler görür; bir üye bürodan ayrıldığında erişimi kapanır ama yazışma ve belgeler müvekkil kaydında yaşamaya devam eder. Mesajlar düzenlenemez ve silinemez; kanal açma, link gönderme ve iptal gibi adımlar işlem geçmişine yazılır. Bu kurumsal zemin, müvekkil verisi üzerindeki kontrolünüzü artırır ve KVKK süreçlerinizin daha düzenli yönetilmesine yardımcı olur; teknik ayrıntılar Güvenlik sayfasında.
Büro içi iletişim için de aynı inbox çalışır: üyeler arası birebir yazışma ve dosya başına ekip kanalı. Dosyayla ilgili konuşma dosyanın yanında durur.
Mesleki mesafe de korunur
Kanala geçmenin gündelik hayata yansıyan bir faydası daha var. Müvekkil artık kişisel numaranıza değil büronun kanalına yazar: telefon numaranız, profil fotoğrafınız ve çevrimiçi durumunuz müvekkille paylaşılmaz. Portalda "görüldü" göstergesi yoktur; gece gelen mesaj sizi ekran başına çağırmaz, haberi bildirimle alır ve cevabı kendi planınıza göre verirsiniz. Müvekkil için değişen bir şey yok, mesajı yine yerine ulaşıyor; sizin içinse ulaşılabilir olmak, her an açık olmak anlamına gelmiyor.
Denemek için
Müvekkil kanalı tüm Lexedes paketlerine dahildir. Ücretsiz hesap açın, ilk kanalınızı bir pilot müvekkille açın ve linki onaylı yoldan gönderin. Üç günlük denemede mesajlaşmanın yanında araştırma, dilekçe ve belge arşivini de kendi dosyanızda görebilirsiniz.